Mudar su empresa desde otro sistema

Traiga sus clientes, sus proveedores, sus obras y el dinero abierto como archivos, fije sus saldos iniciales en la fecha que usted elija y después compare los dos sistemas hasta que cuadren. Usted lo hace dentro del producto, a su ritmo, y no se escribe nada hasta que usted lo apruebe.

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Empiece con las listas que ya tiene

Clientes, proveedores, obras, prospectos, tareas del calendario, pendientes, facturas abiertas, órdenes de compra y facturas de proveedor por pagar — nueve tipos de registro — entran como archivos. Exporte los datos de lo que use hoy en Excel o CSV, una lista por archivo, hasta 25 MB y 5,000 filas por archivo y 12 archivos por lote, y súbalos. Los nombres de sus columnas no tienen que coincidir con los nuestros: usted los empata en la siguiente pantalla, y ese empate se guarda con el lote, para que dentro de un año todavía se pueda ver cómo se leyó cada columna.

No se escribe nada hasta que usted lo diga

Subir, analizar, empatar, validar, revisar e importar. Todo lo anterior al último paso es sólo lectura. Un posible duplicado se vuelve una pregunta con una respuesta sugerida — usar el registro que ya está aquí, crear uno nuevo u omitir la fila — y la importación se niega a correr mientras quede una de esas preguntas sin contestar. Si sube el mismo archivo dos veces, el sistema lo reconoce y le dice qué lote lo trajo la primera vez.

Sus saldos iniciales, en la fecha que usted elija

Usted elige la fecha de corte: el día en que éste pasa a ser el sistema de registro. El asistente de libros recorre entonces el balance renglón por renglón — efectivo, cuentas por cobrar, retenciones, cuentas por pagar, tarjetas de crédito, préstamos, activos fijos, anticipos de clientes, capital — y no registra un asiento que no cuadre. Si las facturas abiertas que usted importó ya traen sus cuentas por cobrar, se niega a que capture ese saldo por segunda vez, nombra las dos cifras y le muestra el único camino correcto.

Después usted lo comprueba, renglón por renglón

Terminada la importación, un reporte de conciliación pone lo que decían sus cifras anteriores al lado de lo que este sistema tiene ahora: clientes, proveedores, obras abiertas, lo que le deben, lo que usted debe, el saldo inicial de cada cuenta bancaria y la diferencia de la balanza inicial. Dice verificado sólo cuando cada renglón coincide, y mientras tanto nombra el renglón que no.

Lo que no se muda, y por qué

Hay cosas que se quedan donde están, y más vale saberlo ahora que en marzo. El historial de su libro mayor se queda en sus libros anteriores: lo que se muda aquí es su posición a la fecha de corte, que es de donde sale su siguiente declaración, y sus registros anteriores siguen siendo suyos el tiempo que su contador quiera. Los documentos, las fotos, los planos y los contratos firmados se adjuntan aquí conforme el trabajo los pide, no se suben en bloque. Los presupuestos, las órdenes de cambio, las selecciones, las bitácoras, el historial de pagos y el de horas empiezan aquí. Su gente se da de alta en la pantalla de equipo, una persona a la vez. Los códigos de costo son una lista que usted mantiene, no un archivo que sube: la lista de construcción viene desde el primer día y usted la edita para que refleje cómo cotiza. Y no hay ninguna conexión que entre al programa que usa hoy: usted exporta, usted revisa, usted aprueba. Nada de lo que hay aquí le escribe de regreso al sistema que va a dejar.

Preguntas que hacen los constructores

¿Voy a perder mi historial?

No. Su sistema anterior lo conserva. Lo que se muda aquí es su trabajo abierto y su posición financiera a la fecha de corte; lo que se queda allá es el detalle de los años que usted ya cerró. Mantenga ese sistema legible el tiempo que su contador le pida.

¿Quién tiene que hacerlo?

Un dueño o un administrador, porque una importación crea registros de toda la empresa y los saldos iniciales entran a sus libros. Registrar esos saldos es un acto del dueño — pide escribir una frase de confirmación, y es el único paso que vale la pena agendar con su contador.

¿Y si un archivo viene mal?

Usted lo ve antes de que se escriba. La vista previa cuenta lo que se crearía de cada tipo de registro y enumera cada problema que encontró, y una importación que ya entró se puede revertir mientras siga siendo segura para la contabilidad. Una vez que hubo dinero de por medio sobre un registro importado — un pago contra una factura, una factura de proveedor que usted ya pagó, un documento dentro de un mes cerrado — el lote deja de ofrecer la reversión y le señala el registro, porque revertirlo entonces dejaría mal sus libros.

¿Esto tiene algún costo aparte?

No. Las pantallas de importación y el asistente de libros son parte del producto; mudar sus datos no cuesta nada aparte del precio publicado.

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La demo en vivo es una empresa constructora ficticia que puede recorrer de principio a fin — incluyendo un portal de cliente funcionando — el producto completo, funcionando. Los precios están publicados en el sitio: $299/mes por empresa, usuarios ilimitados, 50 GB de almacenamiento incluidos.

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